Datenschutzerklärung für Service Desk

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie den codeclou Service Desk nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

1. Funktionsbeschreibung des Service Desk

Der codeclou Service Desk ist ein Kunden-Support-Portal bereitgestellt durch einen beauftragten Data Processor. Über dieses Kunden-Support-Portal lassen sich über eine Weboberfläche Kunden-Support-Anfragen erfassen, bearbeiten und abschließen. Der Kunde erhält Bestätigungsmails an die Adresse, die er beim Absenden der Support-Anfrage angibt. Der Kunde kann freiwilig seinen Namen angeben, oder einen fiktiven Namen nutzen. Die Weboberfläche sowie das E-Mail-System werden vom beauftragten Data Processor bereitgestellt.

  • Data Controller = Verantwortliche Stelle ist codeclou.
    siehe Kapitel 2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen → Hinweis zur verantwortlichen Stelle

  • Data Processor = Auftragsverarbeiter ist Atlassian.
    siehe Kapitel 4. Data Processor / Auftragsverarbeiter → Atlassian: JIRA Service Desk Cloud

Die Weboberfläche ist erreichbar über die URL:

Das E-Mail-System ist erreichbar über Adressen der Form:

  • *@codeclou-support.atlassian.net wie bspw.: support@codeclou-support.atlassian.net

Eine Registrierung kann ein Kunde via Double-Opt-In vornehmen. Zu einer gestellten Support-Anfrage erhält er eine Bestätigungs E-Mail mit Registrierungs-Link. Während der Registrierung legt er ein Passwort fest und kann sich künftig mittels E-Mail und Passwort an der Weboberfläche anmelden und sieht dort all seine Support-Anfragen.

Grund der Nutzung eines Kunden-Support-Portals ist die bessere Handhabung von Kundenanfragen. Die sichere (verschlüsselte) Abwicklung von Kundanfragen sowie die Beherrschbarkeit von höheren Anfrageaufkommen ist ein weiterer entscheidender Faktor.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieses Dienstes nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diesen Dienst benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

cpobdqercplyobuh UHGT ((huanfstguhnagtsfboersfcphureäänakxtg))
Vertreten durch: BOerrenahuanredq GTreüünaerwjanlydqtg
ANlytgdqobrefserre SFtgreanßßer 22 -- 9911220077 LYanuhfs anna dqerre PCergtnaivtgzm,, GTerremzannayl
Tel: ++4499 99112233 88331122994411
Mail: vasb@pbqrpybh.vb

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Recht auf Löschung (Vereinfachter Prozess)

Sie können über das Formular Delete my Account and Personal Data eine Löschung all ihrer Support-Anfragen und Ihres Support-Accounts beantragen. Sollten Sie eine Löschung beantragen, so werden die Daten unwiderruflich gelöscht - eine Widerherstellung ist nicht möglich.

Im ersten Schritt löschen wir zuerst die Support-Anfragen mit allen Kommentaren und Historie.

Anschließend löschen wir den Benutzeraccount.

Nun sind die Daten unwiderruflich gelöscht. Sollten Sie erneut eine Support-Anfrage stellen, wird ein neuer Account angelegt.

3. Datenerfassung bei Nutzung des Service Desk

Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

Wir erheben, speichern und verarbeiten verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen (z.B. E-Mail-Adresse, Name u. Ä.).

Datenerhebung im Rahmen der Dienst-Nutzung

Personenbezogene Daten können im Rahmen der Dienst-Nutzung insbesondere auf folgende Weise erhoben werden:

  • (1) Sie geben die Daten selbst bei uns ein (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse).
  • (2) Ihre Daten werden automatisch von unseren Systemen oder den von uns beauftragten Dienstleistern erfasst (z.B. Analysedaten, IP-Adresse).

Daten die Sie selbst eingeben

Sofern Sie den Dienst nutzen, einen Account anlegen, uns über die speziellen *@codeclou-support.atlassian.net E-Mail-Adressen kontaktieren oder Kommentare posten, werden die von Ihnen selbst eingegebenen Daten bei uns gespeichert.

Sollten Sie einen Account anlegen, werden die im Account hinterlegten Informationen ebenfalls bei uns gespeichert (z.B. E-Mail- Adresse, Vor- und Nachname). Diese Daten geben wir nicht weiter.

Ein Account Datensatz sieht bspw. wie folgt aus:

Die Verarbeitung der über den Dienst eingegebenen Daten setzt Ihre Einwilligung voraus. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Daten die automatisch erfasst werden

Auf die Daten die vom Data Processor = Auftragsverarbeiter automatisch erfasst und verarbeitet werden haben wir keinen Einfluß. Wir haben auch keinen Zugriff auf diese Daten.

Der Data Processor erhebt und speichert diese Daten zur Bereitstellungen des Dienstes im Rahmen seiner Datenschutzerklärung welche hier einsehbar ist: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy

Zu diesen Daten können Session-Cookies, Server-Log-Dateien, Anonymisierte Nutzungsdaten u.w. gehören. Da der Data Processor sich selbst an die von der DSGVO/GDPR vorgegeben Standards hält und Teil des EU-U.S. Privacy Shield Abkommens ist, können Sie auch hier von einem verantwortungsvollen und regulierten Umgang mit ihren persönlichen Daten ausgehen.

4. Data Processor / Auftragsverarbeiter

Wir nutzen folgende Data Processor/Auftragsverarbeiter mit denen wir ein Data Processing Agreement (DPA) abgeschlossen haben. Sie stellen Dienste bereit, die wir nutzen und erfüllen die Datenschutzrichtlinien der EU im Rahmen der DSGVO/GDPR.

Atlassian: JIRA Service Desk Cloud

Wir nutzen die Cloud Variante von JIRA Service Desk zur Bereitstellung des codeclou Service Desks. Der Dienst ist erreichbar unter der URL:
https://codeclou-support.atlassian.net/servicedesk/customer/portals

Atlassian Pty Ltd, 1098 Harrison St, San Francisco, CA 94103, United States hostet diese Daten in den USA und nimmt am EU-U.S. Privacy Shield Abkommen teil. Die Nutzung von Atlassian Diensten erfolgt im Interesse der sicheren Abwicklung von Kommunikation bzgl. Fragen/Kunden-Support mit Kunden und möglichen Kunden. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Atlassian unter: https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy. Und dem Atlassian Data Processing Addendum unter: https://www.atlassian.com/legal/data-processing-addendum